Evangelische Zendingsgemeente Menorah Apeldoorn

Versie: November 2022

Evangelische Zendingsgemeente Menorah Apeldoorn (hierna te noemen “Menorah Apeldoorn”), gevestigd aan Paslaan 11 te Apeldoorn, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Paslaan 11
7311 AH Apeldoorn
055 576 26 35
info@menorahapeldoorn.nl
KvK nr. 62 56 06 46

De Functionaris Gegevensbescherming van Menorah Apeldoorn is te bereiken via icteam@menorahapeldoorn.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Menorah Apeldoorn verwerkt je persoonsgegevens omdat je als gastlid of lid geregistreerd bent in onze ledenadministratie en omdat je toegang hebt tot het besloten gedeelte van onze website (bekend als "Mijn Menorah") of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over jouw activiteitengroepen op onze website of deelname aan groepen binnen Menorah

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Menorah Apeldoorn verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

• Burgerlijke staat
• Opdraag-, doop- en huwelijksgegevens
• Beroepsgegevens, interesses en talenten
• Indien je betalingen ontvangt van of doet aan Menorah Apeldoorn of een incassomachtiging afgeeft: je IBAN nummer
• Indien dit nodig is voor fiscale wetgeving (bij sprekers die een vergoeding krijgen: je BSN nummer)

Gegevens over online identiteit (sociale media) en profielteksten en -foto’s stel je zelf vrijwillig beschikbaar via de persoonlijke instellingen van jouw account en beheer je daarna zelf.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Menorah Apeldoorn verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het houden van een ledenadministratie voor leden en gastleden;
• het op de hoogte kunnen houden van haar leden en gastleden over activiteiten, evenementen en ander nieuws over Menorah Apeldoorn;
• het verzenden van onze nieuwsbrief en prikbordberichten;

en verder om:

• je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze activiteiten uit te kunnen voeren;
• je te informeren over wijzigingen van onze diensten en activiteiten;
• je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
• te voldoen aan fiscale wetgeving;
• het voeren van een financiële administratie mogelijk te maken, zoals van een kerkelijke gemeente wordt verlangd;
• gemeenteleden elkaar de gelegenheid te geven contact te hebben, individueel of als groepsleden van een activiteit.

Geautomatiseerde besluitvorming en gegevensverwerking

Menorah Apeldoorn neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Menorah Apeldoorn bij betrokken is.

Menorah Apeldoorn gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:

• Software voor ondersteuning op het gebied van online communicatie, zowel intern als extern (website & intranet), ondersteuning op het gebied van (leden)administratie & interne organisatie en als een online platform ter bevordering van de onderlinge verbondenheid binnen de gemeente. Deze software beschikt over een openbaar en een besloten gedeelte. Het besloten gedeelte is beveiligd met een login en wachtwoord;
• Opslag van camerabeelden. Door middel van een aantal camera’s worden onze eigendommen aan de Paslaan 9 en 11 bewaakt. De camerabeelden staan alleen gericht op het eigen terrein en niet de openbare ruimte. Bij betreden van het terrein wordt gewaarschuwd dat er cameratoezicht van toepassing is. Deze gegevens worden op locatie opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor twee functionarissen van Menorah, die deze beelden kunnen raadplegen indien hier naar hun mening of de mening van het leiderschapsteam aanleiding toe is. De gegevens worden maximaal 30 dagen opgeslagen.
• Slagboom-toegangssysteem. Dit systeem legt vast welke vooraf geregistreerde gebruikers op welk tijdstip de slagboom hebben bediend. Dit is een online systeem waar alleen de teamleider Facilitair -die tevens de Administrator rol heeft- toegang toe heeft,
• Online opslag van geluidsopnamen van preken;
• Online opslag en streaming (met toestemming) van beeldmateriaal;
• Een online boekhoudpakket;
• Software voor internet bankieren;
• MS Outlook en overige MS Office programma’s;

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Menorah Apeldoorn bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Persoonsgegevens worden verzameld voor de duur van het lidmaatschap en daarna gearchiveerd en alleen voor daartoe geautoriseerde personen toegankelijk gemaakt. Menorah Apeldoorn hanteert een archieftermijn van drie jaar, waarna de gegevens vernietigd worden. De wet kan een andere bewaartermijn voorschrijven. Als dat zo is zal Menorah Apeldoorn zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden

Financiële gegevens (overgemaakte giften of declaraties, afgegeven machtigingen enz.) worden conform de wettelijke vereisten tot 7 jaar na einde van het lopende boekjaar bewaard en daarna vernietigd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Menorah Apeldoorn verstrekt geen persoonsgegevens aan personen of bedrijven buiten Menorah Apeldoorn, tenzij:  

• dat verplicht is door een wettelijk voorschrift;
• dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst die Menorah Apeldoorn met jou heeft gesloten;
• je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkingovereenkomst om te zorgen voor adequate beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Menorah Apeldoorn blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gemeenteleden kunnen van elkaar enkele persoonlijke gegevens inzien, met als doel om met elkaar in contact te komen. Welke gegevens van jou, zichtbaar zijn voor andere gemeenteleden bepaal je zelf en kan je instellen via de persoonlijke instellingen van jouw account.

Voor het beheren van de ledenadministratie hebben alleen het gemeenteburo, de Functionaris Gegevensbescherming en de beheerders van de website toegang tot alle door jou verwerkte (niet financiële) persoonlijke gegevens. Financiële gegevens zijn alleen inzichtelijk voor daarvoor geautoriseerde functionarissen. Menorah Apeldoorn neemt geen beslissingen op basis van financiële gegevens van personen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Menorah Apeldoorn gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

IP adressen en device-nummers worden verwerkt om de juiste en veilige werking van de website en mobiele app te borgen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, voor anderen onzichtbaar te maken of te verwijderen. Dit kun je zelf doen via de persoonlijke instellingen van jouw account. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door het gemeenteburo en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Mochten we bepaalde gegevens bewaren in het kader van een bepaalde wettelijke verplichting, dan kunnen we niet altijd al je gegevens verwijderen, maar passen dan de hiervoor geldende termijnen toe. Voor financiële/fiscale zaken is dit in principe 7 jaar na einde van het lopende boekjaar.

Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar gemeenteburo@menorahapeldoorn.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Menorah Apeldoorn zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.

Menorah Apeldoorn wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Menorah Apeldoorn neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan kunt u dat hier melden.